Devedor contumaz no RS: o que acontece com quem atrasa o ICMS e com quem compra dele

Fala, Empresário, tudo certo?

Atrasar um ou outro ICMS em mês de caixa apertado acontece. O problema começa quando o atraso vira rotina. No Rio Grande do Sul, a Receita Estadual tem nome e regime próprios para isso: o devedor contumaz, que pode ser incluído no Regime Especial de Fiscalização (REF).

E o REF não é só uma "marcação" no cadastro. Ele muda a forma de pagar o imposto, mexe no fluxo de caixa e, o que pouca gente percebe, afeta também quem compra dessa empresa. A lista das empresas incluídas é pública e pode ser consultada por qualquer pessoa no site da Secretaria da Fazenda.

Pois bem. Vamos ver quem entra, o que muda e o que fazer em cada lado do balcão.

Quando a minha empresa passa a ser considerada devedora contumaz?

A regra está no art. 2º da Lei nº 13.711/2011, regulamentado pelo Decreto nº 48.494/2011.

Basta se enquadrar em uma das situações abaixo, somando todos os estabelecimentos da empresa:

• deixar de recolher o ICMS declarado em 8 meses de apuração dentro dos últimos 12;

• ter débitos inscritos em Dívida Ativa acima de 38.500 UPF-RS (equivalente a 1.090.566,40 no ano de 2026), relativos a imposto não declarado, também em 8 dos últimos 12 meses;

• ter Dívida Ativa superior a 30% do patrimônio conhecido ou a 25% do faturamento anual declarado.

Repare no primeiro critério. Não é preciso sonegar nada. A empresa que declara certinho, mas não paga, é justamente o alvo principal. Para o Fisco, é o ICMS que o seu cliente pagou no preço e que não chegou aos cofres do Estado.

Parcelamento conta?

Não. O art. 2º, § 2º, da Lei nº 13.711/2011 exclui do cálculo os débitos com exigibilidade suspensa nos termos do CTN, o que abrange parcelamento em dia, depósito judicial e decisões liminares. Também ficam fora os titulares originários de precatórios não pagos pelo Estado, até o limite do débito em Dívida Ativa.

E a saída do REF segue a mesma lógica: a empresa deixa de ser considerada devedora contumaz quando os débitos que motivaram o enquadramento forem extintos ou tiverem a exigibilidade suspensa.

Entro no REF da noite para o dia?

Não. Existe um rito, e ele dá duas oportunidades de reação. iPrimeiro, a Receita notifica o enquadramento como devedor contumaz. A partir da ciência, você tem 15 dias para sanar as causas ou apresentar algum impeditivo. Persistindo a situação, vem uma segunda notificação, de que a empresa será submetida ao REF por Ato Declaratório do Subsecretário da Receita Estadual, com novo prazo de 15 dias. Esse rito foi reforçado pelo Decreto nº 56.465/2022.

Tudo corre em processo administrativo, com a relação dos débitos. O REF começa com a publicação do Ato Declaratório no Diário Oficial do Estado.

Só que tem um porém: essas notificações chegam pelo Domicílio Tributário Eletrônico. Se ninguém acompanha a caixa postal da empresa no portal da Receita, os 30 dias passam em silêncio.

O que muda para quem está no REF?

O Ato Declaratório define quais medidas se aplicam a cada caso, isoladas ou combinadas. O cardápio, previsto no art. 4º do Decreto nº 48.494/2011, inclui:

• perda dos sistemas especiais de pagamento do ICMS;

• pagamento no momento do fato gerador, ou seja, nota por nota, inclusive do ICMS-ST. No varejo com NFC-e, o pagamento passa a ser diário, até o dia útil seguinte;

• suspensão do diferimento nas compras: o fornecedor passa a destacar e recolher o ICMS que antes ficava diferido;

• centralização do pagamento em um único estabelecimento, para quem tem filiais;

• fiscalização ininterrupta no estabelecimento;

• entrega periódica de informações econômicas, patrimoniais e financeiras;

• desde 2022, também a aplicação de diferimento nas saídas e a transferência da responsabilidade por ST para o destinatário.

Na prática, a empresa perde o prazo do imposto justamente quando já está com o caixa pressionado. E isso costuma agravar a situação, não resolver.

Por que isso importa se a minha empresa está em dia?

Porque o seu fornecedor pode estar no REF. Quando o vendedor está sujeito ao pagamento no fato gerador, a nota fiscal dele deve trazer uma observação avisando que o contribuinte está no REF e que o crédito fiscal só é permitido mediante comprovante de pagamento. A guia paga deve acompanhar a mercadoria e ficar com o destinatário.

Traduzindo: se você comprou, lançou o crédito e não tem o comprovante do recolhimento daquela nota, o crédito pode ser glosado.

Na substituição tributária é ainda mais sério. Se não houver comprovação do pagamento do ICMS-ST pelo fornecedor em REF, o adquirente passa a responder pelo imposto, de forma solidária, conforme o art. 11, VII, do Livro III e o art. 14, VI, do Livro I do RICMS/RS. Você paga duas vezes: no preço e na guia.

Em resumo

O REF atinge quem deixa de pagar ICMS de forma reiterada, mesmo declarando corretamente. Parcelamento em dia tira o débito da conta. Há dois prazos de 15 dias antes da inclusão. Uma vez no regime, o imposto passa a ser pago nota a nota. E quem compra de empresa em REF só aproveita o crédito com o comprovante de pagamento, podendo responder pelo ICMS-ST do fornecedor.

A lista de empresas em Regime Especial de Fiscalização pode ser consultada no site da SEFAZ/RS: https://www.sefaz.rs.gov.br/Cadastro/Ref